Vue d’ensemble des widgets de gestion

Les widgets de gestion permettent d’identifier les éléments qui nécessitent votre attention dans l’application. Ils couvrent les différentes étapes de votre activité, depuis le suivi des devis jusqu’au règlement des factures.

Chaque widget correspond à une situation particulière. Ainsi, vous accédez directement aux éléments concernés et pouvez identifier les opérations à effectuer.

Suivre les devis et les sessions

Devis en attente

Le widget Devis en attente regroupe les devis que vous avez générés et transmis à vos prospects ou clients, mais pour lesquels vous n’avez pas encore reçu de réponse.

Il permet ainsi d’identifier les propositions commerciales qui restent en attente d’un accord.

Sessions incomplètes

Une session correspond à une formation que vous planifiez sur une période déterminée avec un nombre de places défini.

Le widget Sessions incomplètes regroupe les sessions qui disposent encore de places disponibles. Vous pouvez donc identifier rapidement les sessions qui ne sont pas encore complètes.

Sessions à venir

Le widget Sessions à venir regroupe les formations qui vont prochainement démarrer.

Ainsi, vous disposez d’une vue des prochaines sessions et pouvez vérifier leur préparation avant leur démarrage.

Suivre les dossiers et les financements

Dossiers à financer

Dans Formdev, un dossier constitue la pochette administrative associée à une commande de formation. Vous y indiquez notamment qui finance la formation : le client, un financeur externe comme un OPCO ou le participant.

Le widget Dossiers à financer regroupe les dossiers dont le financement reste incomplet. Par exemple, l’OPCO peut ne pas avoir encore transmis l’accord de financement ou la subrogation de paiement.

Dossiers non signés

Le widget Dossiers non signés regroupe les dossiers dont les destinataires n’ont pas encore retourné les documents contractuels signés.

Il permet donc d’identifier rapidement les contractualisations qui nécessitent encore une signature.

Suivre les inscriptions des apprenants

Inscriptions apprenants à compléter

Le widget Inscriptions apprenants à compléter centralise les informations manquantes que les différents menus de l’application signalent par un point d’exclamation rouge.

Ainsi, vous pouvez identifier les inscriptions qui nécessitent encore une saisie ou une correction.

Apprenants à convoquer

Le widget Apprenants à convoquer regroupe les participants dont la formation va prochainement démarrer et qui n’ont pas encore reçu leur convocation.

Vous pouvez ainsi identifier les convocations à transmettre avant le début des formations.

Suivre les présences

Modules à émarger

Les participants peuvent attester leur présence à une formation sur papier ou par voie électronique.

Le widget Modules à émarger identifie les modules pour lesquels vous devez encore renseigner une présence ou une absence.

Par exemple, cette situation peut concerner un émargement papier que vous devez encore reporter dans Formdev ou un émargement électronique que le participant n’a pas encore signé.

Suivre la facturation et les règlements

Dossiers inter-centres et intra-entreprises à facturer

Ce widget regroupe les dossiers dont la formation est terminée, mais qui nécessitent encore une facturation totale ou partielle.

Vous pouvez ainsi identifier les dossiers terminés pour lesquels une opération de facturation reste à effectuer.

Factures à valider

Le widget Factures à valider regroupe les factures que vous avez préparées en mode brouillon.

Avant de les transmettre aux différents financeurs, vous devez les valider définitivement.

Factures non soldées à échéance

Le widget Factures non soldées à échéance regroupe les factures dont la date d’échéance est dépassée et pour lesquelles vous n’avez pas encore reçu la totalité du règlement.

Il permet ainsi d’identifier les factures qui nécessitent un suivi ou une relance.

Les autres widgets

D’autres widgets peuvent également apparaître dans l’application. Cependant, cette page présente uniquement les principaux widgets abordés ici. Vous retrouverez les autres fonctionnalités dans les documentations correspondantes.

À retenir

En résumé, les widgets de gestion permettent de suivre les principales étapes de votre activité :

• Commercial : devis en attente ;
• Planification : sessions incomplètes et sessions à venir ;
• Administratif : dossiers à financer et dossiers non signés ;
• Apprenants : inscriptions à compléter et convocations à envoyer ;
• Présences : modules à émarger ;
• Facturation : dossiers à facturer, factures à valider et factures non soldées à échéance.