Guide du menu apprenant

Guide du menu Apprenant

Le menu Apprenant permet de gérer les personnes physiques qui participent à vos formations. Selon le contexte, un apprenant peut également être désigné comme stagiaire ou apprenti.

Depuis sa fiche, vous retrouvez ses informations générales ainsi que les différents éléments liés à son parcours : dossiers, sessions, planning, facturation, documents, questionnaires ou encore suivi pédagogique.

Cette page présente les principales rubriques de la fiche Apprenant et leur rôle.

Rechercher ou créer un apprenant

Utilisez les outils de recherche pour retrouver un apprenant existant.

Pour créer une nouvelle fiche, cliquez sur Ajouter un apprenant. Le formulaire s’ouvre et vous permet de renseigner ses informations.

Pour enregistrer une nouvelle fiche, vous devez au minimum renseigner :

• le nom
• le prénom

❗ Nous vous conseillons fortement de remplir un maximum d’informations, notamment l’adresse mail de vos apprenants. ❗ En effet, pour les apprenants n’ayant pas d’adresse mail vous risqués d’être rapidement bloqués dans les automatisations futures ou tout simplement pour l’édition de vos documents et le partage à vos apprenants.

Vous pouvez ensuite compléter les autres champs selon les informations que votre organisme souhaite conserver sur l’apprenant.

Consulter l’accueil de la fiche Apprenant

La page d’accueil de la fiche centralise les principales informations concernant l’apprenant.

Vous y retrouvez notamment :

• ses informations générales ;
• les informations du jour ;
• les éléments à traiter ;
• les widgets d’information.

Elle fournit ainsi une première vue d’ensemble de la situation de l’apprenant.

Suivre les échanges et les opportunités

Suivi et relations

Le menu Suivi et relations permet d’enregistrer des notes et de programmer des rappels avec une échéance.

Vous y retrouvez également les emails et SMS dont l’envoi automatique est programmé pour cet apprenant.

Ces fonctionnalités font l’objet de documentations spécifiques lorsqu’un paramétrage ou une procédure complémentaire est nécessaire.

Opportunités de vente

Le menu Opportunités de vente permet de créer et d’envoyer des devis liés à l’apprenant.

Dossiers

Le menu Dossiers affiche uniquement les dossiers pour lesquels l’apprenant est lui-même donneur d’ordre.

C’est une précision importante : il ne s’agit donc pas nécessairement de toutes les formations auxquelles l’apprenant participe.

Signature numérique

Le menu Signature numérique permet de consulter les demandes de signature de documents associées à l’apprenant.

Suivre les formations et le planning

Sessions

Le menu Sessions présente les formations auxquelles l’apprenant a participé, participe actuellement ou participera prochainement.

Vous disposez ainsi de l’historique de ses sessions de formation.

Planning

Le menu Planning affiche les modules de formation auxquels l’apprenant est inscrit.

Plusieurs modes d’affichage permettent de consulter son planning :

• liste ;
• jour ;
• semaine ;
• mois ;
• année.

Vous pouvez ainsi visualiser son calendrier de formation selon le niveau de détail souhaité.

Consulter le suivi financier

Le menu Finance centralise les informations financières associées à l’apprenant.

Vous pouvez notamment y retrouver :

• les factures émises au nom de l’apprenant ;
• les factures adressées aux cofinanceurs ;
• les règlements enregistrés ;
• les éventuelles relances concernant les factures impayées.

Par exemple, dans le cadre d’une formation faisant intervenir un financement externe, les factures correspondantes apparaissent également dans cette rubrique.

Gérer les contacts de l’apprenant

Le menu Contacts permet d’enregistrer d’autres personnes ayant un lien avec l’apprenant.

Chaque contact dispose de ses propres informations. Vous pouvez ensuite lui adresser des communications ou des documents concernant l’apprenant.

Par exemple, vous pouvez préparer un devis au nom de l’apprenant puis l’envoyer à son conseiller France Travail.

Retrouver les documents et communications

Le menu Archives centralise les documents, emails et SMS générés depuis l’application pour cet apprenant.

Il permet ainsi de conserver la traçabilité des communications et des documents associés à la relation avec l’apprenant.

Vous pouvez notamment :

• consulter les documents archivés ;
• les télécharger ;
• retrouver les emails et SMS ;
• ajouter manuellement un document externe.

Par exemple, si un apprenant vous retourne par email un devis signé au format PDF, vous pouvez l’ajouter à ses archives.

Indiquez alors la nature du document, associez-le au type correspondant puis sélectionnez le fichier sur votre ordinateur.

Vous pouvez également utiliser le glisser-déposer pour ajouter directement un document aux archives.

Une fois l’enregistrement effectué, le document apparaît dans les archives de l’apprenant.

Suivre la qualité

Le menu Qualité regroupe les questionnaires envoyés à l’apprenant.

Vous pouvez ainsi retrouver les questionnaires associés à son parcours et suivre les éléments de qualité correspondants.

La création et la gestion détaillée des questionnaires pourront être abordées dans leur documentation dédiée.

Suivre la pédagogie

Le menu Pédagogie permet de suivre les informations pédagogiques associées au parcours de l’apprenant.

Vous pouvez notamment y retrouver ou renseigner :

• l’évaluation de ses compétences ;
• ses notes pédagogiques ;
• les informations saisies par les intervenants.

Les intervenants peuvent également renseigner des notes pédagogiques depuis leur intranet intervenant.

Gérer les certificats

Le menu Certificats permet de générer les documents associés à la certification ou à la validation du parcours de l’apprenant.

Selon les besoins, il peut notamment s’agir de certificats, titres ou diplômes.

À retenir

La fiche Apprenant centralise les informations nécessaires au suivi d’une personne tout au long de son parcours de formation.

Elle permet notamment de suivre :

• Administratif : informations générales, dossiers et signatures ;
• Formation : sessions et planning ;
• Relation : notes, rappels, emails, SMS et contacts ;
• Finance : factures, cofinancements, règlements et relances ;
• Documents : archives et pièces ajoutées ;
• Qualité : questionnaires ;
• Pédagogie : compétences et notes pédagogiques ;
• Certification : certificats, titres et diplômes.

Cette organisation permet de retrouver depuis une même fiche les différentes informations associées à l’apprenant.