Gestion documentaire
Formdev : Le coffre fort numérique de votre organisme de Formation
Génération de documents
Archivage de documents, mails, SMS
Export de toutes mes données
Formdev, le logiciel de gestion de formation qui vous permet de respecter vos exigences réglementaires et de le prouver
- Tous les documents nécessaires à votre activité certifiés et éditables en un clic
- Un workflow automatisé pour respecter la réglementation formation
- Des archives créées automatiquement pour prouver de votre activité
- Une anonymisation des données apprenants conforme RGPD
Passez au tout numérique
pour votre gestion documentaire avec Formdev
Génération de documents
➝ Bibliothèque de modèles prêts à l’emploi
➝ Personnalisation avancée directement dans Word
➝ Conformité réglementaire de nos modèles
Archivage de documents, mails et SMS
➝ Historisation de vos données
➝ Stockage intégré automatisé
➝ Traçabilité administrative et pédagogique
➝ Éléments de preuve Qualiopi
Une bibliothèque bien rangée
➝ Un classement logique et une traçabilité de vos documents archivés
➝ Une organisation maîtrisée : une recherche par tags et par filtres avancés
➝ Uploadez, téléchargez, exportez massivement ou ponctuellement vos données
Export de données
➝ Sauvegarde
➝ Connexion avec d’autres logiciels
Numérisation avancée
➝ Numérisation de documents papiers et ajout à vos dossiers
➝ Emargement numérique
➝ Signature électronique
➝ Partage intelligent (portails) de documents (espace hébergement stockage illimité)
➝ La valeur de votre bibliothèque numérique
Tranquillité 100% intégrée
Nous partageons vraiment vos préoccupations.
Le contrôle de votre activité ne se fait que sur des preuves documentaires.
Formdev vous offre un environnement idéal ou tous les éléments seront stockés au bon endroit, avec des protocoles de sauvegarde continus et multiples.
Importez vos bases de données (excel, csv, API)
Passez au tout numérique et au zéro papier en totale conformité et en toute sécurité
Une gestion nomade / à distance
Aperçu de l’application – Gestion Documentaire
Découvrez chaque fonctionnalité en détail
Génération de documents
- Personnalisez dans Word l’ensemble de vos documents et importez les dans votre Formdev.
- Vos documents envoyés depuis Formdev seront donc exactement les mêmes que ceux que vous utilisiez avant. À la génération d’un document, Formdev récupérera votre document et complétera les informations automatiquement.
- Vous n’aurez plus qu’à les télécharger ou les envoyer par mail. Cerise sur le gâteau, le mail généré sera aussi personnalisé et complété des informations variables. Plus besoin de saisir le contenu de vos documents, ni des mails.
Archivage de documents, mails, SMS
- Chaque génération de document, mail et SMS sera automatiquement stocké au bon endroit.
- Vous pourrez donc visualiser tout cet historique sur vos fiches. Quand vous recevrez une convention signée ou un accord de financement par exemple, rajoutez le dans vos archives pour optimiser votre suivi.
- Besoin d’éléments de preuve pour votre certification Qualiopi ? Ouvrez simplement vos archives et montrez à votre auditeur vos documents.
Export de toutes mes données
- L’ensemble des données saisies et documents stockés sont exportables très simplement.
- Effectuez si vous le souhaitez un filtre dans vos menus Formdev et cliquez sur Exporter. Formdev vous propose également des tableaux de bord de pilotage exportables pour créer vos propres KPI.
Foire Aux Questions
Comment gérer les documents de formation de manière conforme à Qualiopi ?
La gestion documentaire conforme Qualiopi exige de centraliser, horodater et rendre accessibles toutes les preuves documentaires lors de l’audit : programmes de formation, supports pédagogiques, émargements, évaluations, enquêtes de satisfaction et conventions. Formdev intègre une GED (Gestion Électronique des Documents) qui classe automatiquement chaque document dans le bon dossier (session, stagiaire, financeur) et les rend accessibles en un clic lors de votre audit.
Comment archiver les documents de formation et combien de temps les conserver ?
Les documents de formation doivent être conservés pendant des durées variables selon leur nature : 5 ans minimum pour les conventions et factures (obligation fiscale), 3 ans pour les feuilles d’émargement, et indéfiniment pour les certifications Qualiopi. Formdev archive automatiquement tous les documents générés, avec horodatage et traçabilité complète. L’archivage est sécurisé sur des serveurs hébergés en France, conformément au RGPD.
Peut-on personnaliser les modèles de documents dans Formdev ?
Oui. Formdev propose des modèles de documents entièrement personnalisables : conventions de formation, contrats, convocations, programmes, attestations, feuilles d’émargement et factures. Vous modifiez les modèles certifiés Formdev ou intégrez simplement vos propres documents au format docx. Les variables dynamiques (nom du stagiaire, dates, formateur…) se remplissent automatiquement depuis les données du dossier, garantissant cohérence et conformité à chaque document généré.
Laissez-nous vous aider.
contact@form-dev.fr
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