Logiciel gestion formation : forum aux questions

Dois-je installer le logiciel sur mon ordinateur ?

Non, le logiciel gestion formation form.dev est en mode « full web ». Vous y accédez directement depuis votre navigateur internet, et ce depuis n’importe quel ordinateur connecté à internet. Le navigateur conseillé est Google Chrome.

Si je décide de quitter form.dev, puis-je récupérer mes données ?

Vos données vous appartiennent. Quand vous décidez de quitter form.dev, contactez le support pour recevoir vos données sous format CSV.

Suis-je limité en données dans la Gestion Electronique des Documents ?

Vous avez la possibilité de stocker autant de documents que vous souhaitez. Vous n’êtes pas limité en taille et quantité de fichiers. Ce n’est pas une option chez Form.dev, vous permettant ainsi de montrer rapidement et efficacement vos documents auprès des services de contrôle de la DIRECCTE (conventions, feuilles d’émargement…), et d’avoir une vraie traçabilité de vos dossiers.

Est-ce que je dois créer mes modèles de convention, convocation… ?

Non, form.dev est alimenté dès votre première connexion de tous les documents nécessaires à la gestion de votre organisme de formation : convention de formation, contrat, contrat de sous traitance, convocation, règlement intérieur, feuille d’émargement, attestation de présence, attestation de fin de formation,  questionnaire de satisfaction, facture. Tous ces documents sont personnalisables.

Est-ce que je peux gérer ma comptabilité avec le logiciel ?

Oui, créez dans votre configuration vos comptes comptables : client, produit, TVA… et affectez ces comptes à vos saisies. A la fin de chaque mois, vous pouvez exporter ces données à votre comptable.

Peut-on gérer notre commercialisation dans votre logiciel gestion formation ?

Oui ! Une nouvelle version de form.dev est sortie en juillet 2017 : vous pouvez, dans le prix de votre abonnement, gérer votre relation client et prospect : éditer des devis, créer des événements, des notes historiques, des rappels… Votre page d’accueil vous alerte des actions commerciales à réaliser. Cette fonction existe également dans la gestion de vos stagiaires.

Puis-je gérer des accès différents en fonction des postes de mon entreprise ?

Oui ! Une nouvelle version de form.dev est sortie en juillet 2017 : vous pouvez gérer des droits d’accès en fonction de chaque profil utilisateur : administrateur, commercial, administratif, comptabilité, exploitation, configuration du logiciel. Chaque profil a un accès de 1 à toutes les fonctions du logiciel gestion formation.

Quelle est la durée d’engagement minimum si nous prenons votre logiciel ?

Chez form.dev, pas d’engagement ! Si vous souhaitez quitter notre logiciel gestion formation, envoyez nous un mail avant le 15 du mois pour terminer votre abonnement à la fin de ce même mois.

Je réalise des formations en elearning en plus des présentiel, est-ce que je peux les gérer dans Form.dev ?

Oui, vous pouvez créer des actions de formation sans agenda (donc sans formateur). Inscrivez vos stagiaires puis saisissez par période leur temps de connexion. Vous pourrez ainsi éditer tous les documents  (attestations, certificats…) et facturer de manière automatique sur périodes vos prestations d’elearning.

Consultez ce tutoriel pour plus d’informations : « Elearning ».

Je suis client depuis 2 mois mais ne reçois pas mes factures ?

Chaque dernier jour du mois, votre facture est postée sur votre compte client, menu Configuration, onglet form.dev. Vous pouvez la télécharger. Le prélèvement de la facture a lieu le 01 jour du mois suivant.

J’ai également une activité de conseil, est-ce que Form.dev peut gérer d’autres activités que de la formation ?

Vous pouvez créer des actions avec gestion de plannings « hors formation professionnelle ». Ces créations n’impacteront pas votre bilan pédagogique et financier. Vous pourrez inscrire des participants, créer un agenda, éditer des documents et suivre les heures réalisées. Vous pouvez également créer des devis de produits autres que ceux de la formation, et les facturer sur un compte client (entreprise ou particulier).

Pouvons nous nous connecter à plusieurs ?

Le logiciel gestion formation form.dev est livré de base avec une licence utilisateur. Si vous utilisez simultanément le logiciel à plusieurs, vous devez acheter des licences supplémentaires (12 € H.T. la licence). Contactez le support pour faire évoluer votre offre.

Mes documents sont-ils vraiment personnalisables ?

Le logiciel gestion formation form.dev utilise des documents de type word. Vous avez la possibilité de télécharger les modèles existants livrés dans votre interface, les modifier à votre gré avec des logiciels de traitement de texte (Microsoft Word, Libresuite), les modifier à votre gré et les réimporter dans form.dev. Vos modèles seront ainsi utilisés dans vos communications avec vos clients. Concernant les modèles d’emails, vous pouvez directement les modifier très simplement dans la base documentaire (onglet Configuration). Consultez pour plus d’infos le tuto « Personnaliser des documents à destination des clients de l’organisme de formation ».

Puis-je exporter les données de facturation et d’encaissement à ma comptabilité ?

form.dev vous permet d’envoyer vos factures, de gérer vos acomptes, vos encaissements, et d’effectuer les relances de paiement. Dans l’onglet comptabilité, vous pouvez exporter ces données (journal des ventes, des encaissements) au format CSV.

Comment mes conventions sont-elles envoyées à mes clients ?

Les conventions, ainsi que tous les documents peuvent être imprimés, ou expédiés directement par mail depuis votre logiciel : Il suffit de personnaliser une fois votre compte de messagerie dans l’interface de configuration. Vous n’avez pas besoin d’utiliser votre gestionnaire de boite mail habituel, tout est automatisé depuis form.dev.

Est-ce que le bilan pédagogique et financier est au format 2020 ?

Oui, nous avons intégré le modèle de CERFA n° 10443-16. Vous n’avez qu’à saisir les 3 champs rubrique D (bilan financier, charges de l’organisme), puis l’imprimer pour envoi à votre DIRECCTE.

Puis-je imprimer les plannings stagiaires ?

Oui, chaque action de formation est découpée en modules pédagogiques dans le logiciel gestion formation. Dans chaque module pédagogique est intégré l’ensemble des moyens nécessaires à sa réalisation (salle, formateur, équipements…). Ce planning de formation est éditable pour affichage dans votre centre de formation. Vous pouvez également envoyer l’ordre de mission de cette action de formation à votre formateur (liste des stagiaires, lieu de formation, planning…).

Votre logiciel est-il aux normes NF concernant la loi sur la fraude à la TVA ?

Oui, notre logiciel est certifié NF203, certificat n° 0381. Vous respectez donc ces exigences pour l’envoi de vos factures depuis le logiciel form.dev. Une attestation est disponible dans le menu configuration. Plus d’infos.

Puis-je facturer d’autres prestations, je fais également du conseil ?

Le module de facturation du logiciel gestion formation vous propose 2 possibilités : La 1ère partie est dédiée à vos actions de formation (elle reprend de manière automatique l’ensemble des informations de vos stagiaires), à laquelle vous pourrez facturer tous vos produits annexes (frais de déplacement, livrets…). La 2ème partie vous propose de générer des factures « classiques », afin de facturer tout produit ou autre prestation. Les données liées à la formation (ou autres produits de formation) se retrouveront dans votre bilan pédagogique et financier. Consultez ce tutoriel pour plus d’informations : « Facturer des produits annexes ».

Ou sont stockées mes données ?

Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est le cadre juridique du traitement de données à caractère personnel en Europe, à compter du 25 mai 2018. Nos données sont stockées en France sur nos propres serveurs à Paris (75), et nous engageons à ce titre dans protocole RGPD.