Menu Organisation : création et gestion
Le menu Organisation regroupe les personnes morales enregistrées dans Formdev. Une organisation peut notamment avoir le statut de client ou de financeur.
Sa fiche centralise les informations et les différents éléments liés à votre relation avec cette organisation : devis, dossiers, sessions, contacts, facturation, documents ou encore questionnaires.
Cette page présente les principales rubriques de la fiche Organisation et leur rôle.
Créer une organisation
Pour créer une nouvelle fiche Organisation, renseignez sa désignation.
Cette information suffit pour créer la fiche. Vous pouvez ensuite compléter les autres champs selon les informations que votre organisme souhaite conserver dans Formdev.
La fiche constitue alors le point central pour retrouver les informations et les opérations associées à cette organisation.
Suivre la relation avec une organisation
Suivi et relations
Le menu Suivi et relations permet de retrouver les éléments utilisés pour assurer le suivi de l’organisation.
Vous pouvez notamment y gérer :
- les notes ;
- les rappels ;
- les SMS programmés ;
- les emails programmés.
Vous disposez ainsi d’un espace pour suivre les échanges et les actions prévues avec cette organisation.
Devis
Le menu Devis regroupe les devis émis pour cette organisation.
Vous pouvez ainsi retrouver les propositions commerciales associées à ce client ou donneur d’ordre.
Dossiers
Le menu Dossiers présente les pochettes administratives correspondant aux commandes de l’organisation.
Chaque dossier permet notamment de rattacher la commande aux apprenants, aux formations et à son financement.
Sessions
Le menu Sessions permet de retrouver les sessions de formation suivies par des apprenants rattachés à cette organisation par l’intermédiaire d’un dossier.
Signature numérique
Le menu Signature numérique regroupe les demandes de signature de documents associées à l’organisation.
Gérer les contacts de l’organisation
Le menu Contacts permet d’enregistrer les différentes personnes avec lesquelles vous échangez au sein ou pour le compte de l’organisation.
Vous pouvez ensuite utiliser ces contacts pour leur envoyer des emails ou des documents.
Cette rubrique permet ainsi de distinguer la personne morale représentée par l’organisation des personnes physiques avec lesquelles vous communiquez.
Consulter le suivi financier
Le menu Finance centralise les informations financières associées à l’organisation.
Vous pouvez notamment y retrouver :
- les factures émises au nom de l’organisation ;
- les factures adressées aux cofinanceurs sollicités pour financer les formations rattachées aux dossiers ;
- les règlements des factures ;
- les éventuelles relances concernant les factures impayées.
Vous disposez ainsi d’une vue sur les principaux éléments financiers liés à cette organisation.
Retrouver les documents et communications
Le menu Archives centralise les éléments conservés en lien avec l’organisation.
Vous y retrouvez notamment :
- les documents archivés ;
- les emails envoyés ;
- les éventuels SMS.
Cette rubrique permet de conserver la traçabilité des documents et des communications associés à l’organisation.
Suivre la qualité
Le menu Qualité regroupe les questionnaires envoyés à l’organisation.
Il peut notamment s’agir des questionnaires de satisfaction à froid adressés au donneur d’ordre après une formation.
Vous pouvez ainsi retrouver depuis la fiche Organisation les éléments de suivi qualité qui la concernent.
À retenir
La fiche Organisation centralise les informations nécessaires au suivi d’une personne morale dans Formdev.
Elle permet notamment de gérer :
- Relation : notes, rappels, emails et SMS programmés ;
- Commercial : devis émis pour l’organisation ;
- Administratif : dossiers et signatures numériques ;
- Formation : sessions suivies par les apprenants rattachés à l’organisation ;
- Contacts : personnes avec lesquelles vous échangez ;
- Finance : factures, cofinancements, règlements et relances ;
- Documents : archives et communications ;
- Qualité : questionnaires adressés à l’organisation.
Cette organisation permet de retrouver depuis une même fiche les principaux éléments associés à la relation avec un client, un donneur d’ordre ou un financeur.