Envoyer et personnaliser les e-mails de documents
Formdev permet d’envoyer par e-mail les documents que vous générez depuis l’application.
Chaque modèle de document dispose d’un contenu d’e-mail que Formdev prépare automatiquement lors de la génération. Vous pouvez personnaliser ce message pour adapter vos communications aux destinataires.
Découvrez comment modifier les e-mails de documents et utiliser les champs dynamiques pour intégrer les informations nécessaires.
Comprendre l’envoi des documents par e-mail
Lorsque vous générez un document dans Formdev, l’application peut également préparer l’e-mail qui accompagne son envoi.
Chaque modèle possède un contenu de message associé. Vous pouvez ainsi définir à l’avance les informations que vous souhaitez transmettre avec le document.
Cette fonctionnalité facilite la préparation de vos communications et évite de rédiger systématiquement le même message.
Comprendre les champs dynamiques des e-mails
Le modèle d’e-mail comprend deux éléments principaux :
- L’objet : le titre du message que recevra le destinataire.
- Le corps : le texte qui accompagne le document.
Ces éléments peuvent contenir des champs dynamiques, que vous reconnaissez grâce aux accolades qui les entourent.
Lors de la génération, Formdev remplace ces champs par les valeurs correspondantes issues des informations disponibles dans l’application.
Vous pouvez ainsi préparer un message commun tout en personnalisant certaines informations selon le document concerné.
Personnaliser le contenu du message
Vous pouvez modifier le texte de votre modèle d’e-mail pour l’adapter à vos besoins.
Par exemple, plutôt que de conserver une formule générique comme « Bonjour Monsieur X », vous pouvez insérer un champ correspondant au prénom du destinataire.
Formdev pourra alors reprendre cette information lors de la préparation du message.
Vous pouvez également modifier les autres textes du modèle et ajouter les champs nécessaires à votre communication.
Insérer des champs et sauvegarder le modèle
Pour ajouter un champ dynamique à votre e-mail, utilisez la liste disponible sur la partie droite de l’écran.
Procédez de la manière suivante :
- Ouvrez la liste des champs disponibles.
- Recherchez et sélectionnez le champ souhaité.
- Insérez-le à l’emplacement correspondant dans votre message.
- Vérifiez le contenu de l’objet et du corps de l’e-mail.
- Sauvegardez vos modifications.
Vous pourrez ensuite réutiliser ce contenu personnalisé lors de la génération des documents associés au modèle.
À retenir
La personnalisation des e-mails de documents permet de préparer les messages qui accompagnent vos éditions dans Formdev.
Vous pouvez notamment :
- Définir le contenu de l’objet et du message.
- Utiliser des champs dynamiques pour reprendre les informations de l’application.
- Personnaliser les formules de politesse et les textes.
- Sauvegarder vos modifications pour les réutiliser lors des prochaines générations.
Cette fonctionnalité facilite la préparation de vos e-mails tout en conservant des communications adaptées à chaque destinataire.