Modifier un document intégré

Formdev permet de modifier les paramètres des modèles de documents que vous avez intégrés dans l’application.

Vous pouvez notamment consulter leur identification interne, vérifier leur type, renseigner un numéro de version et personnaliser le nom des fichiers générés.

Découvrez comment modifier un document pour adapter ses paramètres à votre organisation.

Accéder aux paramètres d’un document

Depuis l’espace de gestion des modèles, retrouvez le document que vous souhaitez modifier.

Cliquez sur celui-ci pour ouvrir son écran de détail.

Vous accédez alors aux différentes informations qui permettent d’identifier le modèle et de configurer son utilisation dans Formdev.

Vérifier le nom interne, le type et la version

La fiche du document présente plusieurs informations importantes.

Le nom interne du modèle

Le nom interne permet d’identifier le modèle dans l’application.

Formdev utilise notamment cet intitulé pour vous permettre de retrouver le document lors de sa génération depuis les fiches d’exploitation.

Le type de modèle

Chaque document est rattaché à un type de modèle.

Vérifiez cette information afin de vous assurer que le document correspond bien à l’utilisation prévue dans l’application.

Ce rattachement est également important pour l’utilisation des champs dynamiques propres à chaque type de document.

Le numéro de version

Vous pouvez renseigner un numéro de version pour faciliter le suivi de vos documents.

Cette information permet de distinguer les différentes évolutions d’un modèle et contribue à la traçabilité documentaire de votre organisme.

Elle peut notamment être utile dans le cadre de votre démarche qualité et du suivi documentaire associé à Qualiopi.

Personnaliser le titre du document PDF

Dans le bloc Modèle, vous pouvez modifier l’intitulé par défaut du document.

Formdev reprend ce titre lors de l’édition du PDF.

Il constitue également le début du nom du fichier joint lorsque vous envoyez le document par e-mail.

Choisissez donc un intitulé clair et facilement identifiable pour vos destinataires.

Configurer le nom automatique du fichier

Formdev permet également d’ajouter un complément au nom du document selon son type.

Ce complément facilite l’identification des fichiers générés.

Par exemple, pour une convocation, l’application peut ajouter automatiquement le prénom et le nom de l’apprenant au titre du document.

Vous obtenez ainsi un nom de fichier plus précis, sans devoir le renseigner manuellement à chaque génération.

À retenir

Pour modifier un document déjà intégré dans Formdev, vous pouvez intervenir sur plusieurs paramètres :

• Nom interne : identifier le modèle lors de son utilisation dans l’application.
• Type de modèle : vérifier son rattachement à la catégorie de document correspondante.
• Version : suivre les évolutions du modèle dans votre organisation documentaire.
• Titre du PDF : définir l’intitulé repris lors de la génération.
• Nom automatique : compléter le nom du fichier selon les informations du document.

Ces réglages facilitent l’identification, la gestion et le suivi de vos documents.