Configurer votre société dans Formdev

La configuration de votre société permet de renseigner les informations administratives, les coordonnées et les paramètres utilisés dans Formdev.

Ces données interviennent notamment dans la génération de vos documents, les communications envoyées depuis l’application et la gestion de votre facturation.

Découvrez comment configurer votre société depuis le menu Configuration.

Accéder à la configuration de votre société

Depuis le menu Configuration, ouvrez le bloc Société, puis cliquez sur Configurer votre société.

Sélectionnez ensuite la société créée lors de l’initialisation de votre base de données.

Formdev affiche alors sa fiche de configuration. Vous pouvez consulter les informations existantes et compléter les différents champs.

Renseigner les informations générales

Commencez par compléter les informations d’identification et de contact de votre société.

Le formulaire vous permet notamment de renseigner :

• Le nom de la société : sa dénomination.
• Le nom commercial : le nom que vous souhaitez faire apparaître sur vos documents.
• Le nom interne : le nom utilisé pour identifier la société dans l’application.
• L’adresse : les coordonnées postales de votre société.
• Le contact ou dirigeant : les informations de la personne concernée.
• L’email général : l’adresse électronique principale de votre société.
• L’email de comptabilité : l’adresse dédiée aux échanges comptables.

Vérifiez ces informations avant de poursuivre, notamment celles qui figureront sur les documents générés par Formdev.

Configurer l’expéditeur des emails

Formdev permet de définir l’expéditeur des emails envoyés depuis l’application.

Selon le paramétrage choisi, vous pouvez utiliser :

• L’utilisateur connecté : les emails partent au nom de l’utilisateur qui effectue l’envoi.
• La société : les emails utilisent l’identité de la société et son adresse générale.

Choisissez le fonctionnement qui correspond à l’organisation de vos communications.

Définir les horaires et le lieu de formation

Vous pouvez également renseigner les horaires par défaut de votre société.

Formdev utilise notamment ces informations pour les horaires d’ouverture et les convocations.

Définissez ensuite un lieu de formation par défaut afin de disposer d’un lieu de référence lors de la création de vos sessions.

Ces réglages facilitent la saisie des informations que vous utilisez régulièrement.

Personnaliser les documents de votre société

La fiche de configuration permet de renseigner les informations que vous souhaitez faire apparaître sur vos documents.

Vous pouvez notamment compléter les mentions relatives à votre organisme, dont les informations liées à la certification Qualiopi lorsqu’elles s’appliquent à votre situation.

Ajouter le logo, le cachet et la signature

Vous pouvez également importer plusieurs éléments visuels :

• Le logo : pour identifier votre société sur les documents.
• Le cachet : à partir d’une image numérisée.
• La signature : à partir d’une image numérisée.

Veillez à respecter les dimensions des cartouches prévus dans l’application afin que chaque élément s’affiche correctement.

Compléter les informations juridiques et comptables

Renseignez ensuite les informations d’immatriculation et les mentions juridiques de votre société.

Vous pouvez également définir les paramètres liés à votre fonctionnement commercial et financier.

Ces réglages concernent notamment :

• les informations juridiques et administratives ;
• les règles commerciales ;
• les paramètres de facturation ;
• les informations et règles comptables.

Prenez le temps de vérifier ces données, car elles interviennent dans la gestion administrative et financière de votre activité.

Sauvegarder la configuration de votre société

Une fois les différents champs complétés, vérifiez les informations saisies.

Cliquez ensuite sur le bouton Sauvegarder pour enregistrer vos modifications.

Cette dernière étape permet de conserver les paramètres que vous venez de renseigner.

À retenir

Pour configurer votre société dans Formdev, vous devez renseigner plusieurs catégories d’informations :

• Identification : noms, adresse et coordonnées.
• Communications : adresses email et choix de l’expéditeur.
• Organisation : horaires et lieu de formation par défaut.
• Documents : mentions, logo, cachet et signature.
• Gestion financière : informations juridiques, facturation et comptabilité.

Après avoir vérifié ces éléments, cliquez sur Sauvegarder pour enregistrer la configuration de votre société.