Guide du menu apprenant

Présentation pas à pas du menu apprenant : création de fiche, navigation entre rubriques (suivi, planning, finance, archives, qualité, pédagogie, certificats).

1: Nous allons commencer à vous présenter le menu apprenant ou stagiaire ou apprenti c’est donc une personne physique qui va suivre l’une ou l’autre de vos formations. Je retrouve grâce à mes moteurs de recherche mon apprenant ou je clique sur le bouton ajouter un apprenant pour créer une nouvelle fiche. Alors quand je suis sur cette fiche je retrouve comme nous l’avons vu

2: précédemment le formulaire donc vous avez à saisir un minima sur une fiche apprenant son nom de famille et son prénom donc ça c’est suffisant pour créer une nouvelle fiche. Ensuite toutes les informations du formulaire peuvent être complétées en fonction donc des besoins de capitalisation d’informations qui sont les vôtres. Là je complète ces autres informations. Nous allons retrouver

3: ici les différents menus qui constituent la fiche de cet apprenant. Sur l’accueil on retrouve le détail donc des informations générales, des informations du jour, tout ce qu’il y a à traiter pour cet apprenant et les widgets d’informations. Le deuxième menu est le menu suivi et relations donc dans le suivi et relations vous allez avoir la possibilité de saisir des notes et des rappels à échéance. Nous reviendrons tout à l’heure sur cette fonctionnalité. Vous retrouverez également tous les sms et mails qui vont être programmés de manière automatique pour cet apprenant. Nous

4: reviendrons également plus tard sur cette fonctionnalité. Le menu opportunité de vie va vous permettre de créer et d’envoyer des devis. Le menu dossier va reprendre tous les dossiers de cet apprenant donc on est d’accord que sur la fiche d’un apprenant vous ne retrouverez que les dossiers dont mon apprenant est le donneur d’ordre. Le menu signature numérique permettra de consulter toutes

5: les demandes de signature de documents et nous y reviendrons plus tard. Le menu session va afficher l’ensemble des formations qu’a suivi, que suit ou que va suivre cet apprenant. Vous avez vraiment tout l’historique des formations suivies. Le menu planning va afficher l’ensemble des modules de formation sur lesquels cet apprenant est inscrit. On peut avoir un affichage à la semaine, en liste, jour, mois ou année. Cela vous permettra de visualiser tous les modules de formation sur

6: lesquels cet apprenant est inscrit. La partie finance va afficher toutes les factures que vous avez émises au nom de cet apprenant, toutes les factures des co-financeurs, donc les factures qui ont été émises pour des organismes externes, par exemple on peut imaginer une formation financée dans le cadre du CPF, tous les règlements qui ont été effectués de vos factures et les éventuelles

7: relances de vos factures impayées. Le menu contact va vous permettre de saisir d’autres contacts qui ont un lien avec cet apprenant, donc ces contacts là vous aurez donc une fiche d’informations et vous pourrez leur écrire au nom de l’apprenant. Par exemple je prépare un

8: devis au nom de l’apprenant et j’envoie ce devis à son conseiller France Travail. Le menu archive va reprendre tous les documents mail et sms qui ont été générés depuis l’application. Donc finalement vous allez retrouver ici toute la traçabilité des documents mail et sms envoyés à cet apprenant. L’idée est de pouvoir savoir où vous en êtes dans la gestion de votre relation avec cet apprenant, vous aurez bien sûr la possibilité de télécharger les documents ou simplement de les visualiser dans l’application. Vous avez également la possibilité de rajouter des documents, par exemple j’ai envoyé le devis à cet apprenant, l’apprenant me l’a retourné signé en pdf par mail, et bien je vais ajouter dans ma sauvegarde documentaire le document signé, donc j’appuie sur ce bouton, je vais indiquer que c’est un devis signé, je vais le rapprocher au type de document, donc là sur le type devis, et ensuite je vais cliquer sur ce bouton pour aller récupérer sur mon ordinateur le document signé, ou alors je peux simplement depuis mon ordinateur ou depuis directement la pièce jointe de ma boîte mail, aller cliquer glisser le document

9: dans mes archives. Une fois que j’ai sauvegardé, on va retrouver ce document qui a été stocké dans vos archives. Le menu qualité va reprendre l’ensemble des questionnaires que vous avez envoyé à cet apprenant, nous reviendrons bien sûr ultérieurement sur la création des questionnaires

10: dématérialisés de l’application. Dernière rubrique, la rubrique pédagogie, où là vous allez pouvoir suivre l’évaluation des compétences de cet apprenant dans les formations qu’il a suivi, vous allez avoir ici la possibilité de saisir des notes pédagogiques, par exemple un rendez-vous ami par cours, vos intervenants pourront également bien sûr saisir des notes pédagogiques depuis

11: leur espace intranet intervenant, et pour terminer le menu certificats qui va vous permettre de générer des certificats, des titres, des diplômes, des parchemins, etc.