Relance formations renouvelables, gestion des certificats, convention avec financement entreprise stagiaire et autres nouveautés

NOUVEAUTE : relancez vos stagiaires et clients pour vos formations à date de validité

Cette fonction a un intérêt pour tous les organismes de formation qui effectuent des formations renouvelables à échéance. Vous serez ainsi alerté à échéance des relances à effectuer et pourrez envoyer des mails de relance pour planifier la nouvelle inscription à la formation.

  • Commencez par paramétrer le délai d’affichage des relances : dans les paramètres de votre société (onglet Configuration), indiquez le nombre de jours avant l’échéance sur la ligne : Délai de rappel des échéances sur formation (j),
  • Rendez-vous ensuite dans Configuration/Formation, et cliquez sur chaque formation pour indiquer une date de validité : Validité (an),
  • Vous devez valider les compétences des stagiaires sur vos actions de formation pour pouvoir afficher les relances,
  • Vous retrouvez vos formations à relancer dans le widget Alerte échéance de votre page d’accueil,
  • Cliquez sur Imprimer dans le widget pour lancer la relance,
  • Sélectionnez le document Relance formation à échéance, imprimez-le ou envoyez ce document par mail.
Facturation d'une formation par le stagiaire et son entreprise

NOUVEAUTE : créez vos conventions et factures pour des co-financements stagiaire / entreprise

Cette fonction gère les cas ou le stagiaire paye une partie de sa formation en complément d’un financement client.

  • Inscrivez comme habituellement le stagiaire dans l’action de formation,
  • Ajoutez la convention avec le client entreprise,
  • Une fois le participant ajouté sur l’action de formation, rendez-vous sur la convention de formation créée,
  • Cliquez sur Ajouter un financement et organisez le financement de la formation : client, financeur, stagiaire,
  • Vous pouvez ensuite facturer chaque financeur de la convention indépendamment.

Un modèle pour gérer ce type de convention a été intégré dans votre base documentaire : « Convention entreprise stagiaire », à personnaliser à votre image.

Choix du type de validation des compétences

NOUVEAUTE : amélioration du module de validation des compétences

Le module de validation des compétences a évolué, vous pouvez maintenant avoir accès à plus de types de validation de vos formations :

  • Vide
  • Oui
  • Non
  • Succès
  • Succès partiel
  • Echec
  • En cours d’acquisition

Cette information saisie sera reprise sur vos attestations de fin de formation.

NOUVEAUTE : éditez vos certificats de formation

Vous pouvez gérer l’édition de certificats. Ces certificats auront un numéro, une validation de compétences et éventuellement une date de validité. Form.dev vous permet de gérer vos modèles de formations à certificat, de générer les numéros, et d’éditer pour transmission les attestations.

Configurez vos certificats :

  • Rendez vous dans Configuration / Certificat,
  • Cliquez sur Ajouter un certificat,
  • Nommez votre certificat (ce nom est un nom interne qui ne sera pas affiché sur vos documents),
  • Cliquez sur Ajouter un masque de numérotation pour modéliser le format de génération de vos numéros,
  • Cliquez sur Valider.

 

Configurez vos programmes de formation en lien avec vos certificats :

  • Rendez vous dans Configuration / Formations,
  • Sélectionnez votre formation,
  • Affectez votre certificat sur votre programme de formation.

 

Gérez vos éditions de certificat :

  • Quand vous organisez une action de formation comprenant des certificats, validez vos compétences stagiaires,
  • Rendez-vous dans l’onglet Certificats,
  • Cliquez sur Générer numéro. Seuls les stagiaires ayant validé les compétences se verront attribuer un numéro,
  • Cliquez ensuite sur chaque ligne stagiaire pour éditer leur certificat (document modèle que vous aurez au préalable personnalisé),
  • Les informations se retrouvent sur vos fiches stagiaires.
gestion des noms commerciaux des sociétés
Créez vos stages sur vos agences

NOUVEAUTE : gestion multi-sociétés ou agences : gérez vos noms commerciaux et vos personnalisations de création d’action de formation

RESERVE AUX CLIENTS OPTION INTEGRAL.

Vous pouvez maintenant gérer vos noms de sociétés par un libellé interne et un libellé commercial. Le libellé interne vous permet de retrouver vos sociétés pour créer vos conventions, actions de formations… Le libellé commercial sera le nom affiché sur tous vos documents.

A la création d’une formation, vous pouvez maintenant choisir le nom de la société (ou agence) qui réalise la formation. Le lieu de formation et les horaires seront ceux de la société sélectionnée.

Un filtre sur la liste des actions de formation permet de sélectionner une société ou agence en particulier.

Personnalisez vos taux d'acompte sur vos stagiaires financeurs

NOUVEAUTE : gestion des acomptes spécifiques sur vos stagiaires

Vous pouvez paramétrer des taux d’acomptes spécifiques sur vos stagiaires financeurs de la formation. Il viendra remplacer le taux d’acompte par défaut que vous avez paramétré dans votre société. Ce taux d’acompte sera appliqué sur vos contrats de formation.

  • Dans le menu Stagiaires, sélectionnez votre stagiaire,
  • Cliquez sur Modifier,
  • Cochez la case « Conditions de paiement particulières ? »,
  • Saisissez le taux d’acompte,
  • Cliquez ensuite sur Modifier.
Gérez des événements et des rappels sur vos actions

NOUVEAUTE : gestion d’événements sur vos actions de formation

Vous pouvez créer des événements sur vos actions de formation, avec le même principe de fonctionnement que la gestion d’événements sur vos clients et stagiaires. Cette gestion permet de rajouter des notes, historiques, et rappels sur votre travail à effectuer sur chaque action de formation.

  • Sélectionnez votre action de formation,
  • Cliquez sur Ajouter un événement,
  • Vous pouvez visualiser vos événements dans l’onglet Gestion événements de l’action de formation,
  • Les rappels que vous avez saisi se retrouvent sur votre page d’accueil dans le widget Alerte événement.
Rappel automatique de relance des devis

NOUVEAUTE : rappel automatique de relance des devis

Lors de la création d’un devis, vous pouvez prévoir une relance à date d’échéance

  • Sélectionnez votre client ou votre stagiaire,
  • Cliquez sur Ajouter un devis,
  • Préparez comme habituellement votre devis,
  • Pour effectuer le rappel de relance, cochez la case Planifier un rappel, notez la date et sélectionnez éventuellement l’utilisateur en charge du rappel.

AUTRES NOUVEAUTES :

  • Création d’un champ « unité » éditable sur les devis (consultez la liste des champs)
  • Nouveaux champs éditables sur les devis liés au programme de formation (objectif, nature… ; consultez la liste des champs)
  • Nouveaux champs éditables sur les attestations (objectif, nature, téléphone, mail… ; consultez la liste des champs)
  • Affichage du lieu de la formation sur les lignes de facture
  • Possibilité de modifier des dates d’entrée différée et des ruptures anticipées sur une action sans agenda facturée
  • Barre de recherche dans Configuration / Formation

Ces nouveautés sont incluses dans votre abonnement.

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